Reageer Direct op Aanvragen
Bezoekers die een aanvraag hebben ingediend verwachten snel een antwoord of de reservering mogelijk is. Wacht je te lang, dan bestaat de kans dat een gast al een andere accommodatie heeft geboekt. B&B’s die snel en adequaat reageren en op de juiste manier gebruik maken van het reserveringssysteem worden over het algemeen beloond met goede reviews en een hogere positie in de zoekresultaten.
Behandelen van Reserveringsaanvragen
Mis geen aanvragen en haal optimaal rendement uit je promotie door snel te reageren op reserveringsaanvragen. Nadat een bezoeker een aanvraagformulier heeft ingevuld, ontvang je van ons een e-mail met het onderwerp ‘Reserveringsaanvraag mevrouw Jansen, 26-10-2019 – 28-10-2019’. Via de Eigenarenservice kun je direct reageren op de aanvraag.
Beantwoord direct je Mail
- Klik in de e-mail op de roze knop ‘Stuur je reactie’
- Je komt in de Eigenarenservice terecht (log eerst in als je niet ingelogd bent)
- Je ziet de detailpagina van de reserveringsaanvraag met reserveringsgegevens en de beschikbaarheidskalender
- Reageer direct op de reserveringsaanvraag door te klikken op ‘Accepteren’ of ‘Weigeren’
- Kies de juiste status voor de reserveringsaanvraag. In de meeste gevallen is dit de status ‘Optie’ in combinatie met het e-mailsjabloon ‘Beschikbaarheid na reserveringsaanvraag’. Heb je al direct contact met de gast gehad en weet je zeker dat de reservering door kan gaan? Kies dan de status ‘Reservering’ en stuur de gast een Bevestiging.
- Stuur een bericht naar de gast waarin je reageert op de reserveringsaanvraag (eventueel met behulp van een e-mailsjabloon)
- Klik op de roze knop ‘Accepteren’ of ‘Weigeren’ en jouw antwoord wordt naar de gast verzonden
Met het e-mailsjabloon ‘Beschikbaarheid na reserveringsaanvraag’ vraag je de gast eenvoudig of ze de aanvraag definitief willen maken. Als de gast jouw aanbod bevestigt, kun je het sjabloon ‘Bevestiging’ naar de gast terugsturen. De reservering is dan door beide partijen bevestigd. Het is belangrijk dat je alle reserveringsaanvragen beantwoordt. Ook als je al volgeboekt bent in de aangevraagde periode.
Status Reserveringsaanvraag Aanpassen
Let op: pas als de reservering door jou én de gast is bevestigd, is deze definitief. Belangrijk is dat je de status dan aanpast naar ‘Reservering’. De status van de reserveringsaanvraag kan te allen tijde gewijzigd worden. Dit doe je als volgt:
- Ga in het menu onder ‘Mijn reserveringen’ naar ‘Inbox’
- Klik op de betreffende reserveringsaanvraag
- Klik op de button ‘Aanpassen’
- Vink de juiste status aan, bv. ‘Reservering’ (vergeet niet om je wijzigingen op te slaan!)
Controleer of de reservering aan je kalender is toegevoegd door op de button ‘Bekijk volledige kalender’ te klikken.
Maak effectief gebruik van e-mailsjablonen
Bij het behandelen van reserveringsaanvragen kun je gebruik maken van e-mailsjablonen. Dit zijn standaard e-mails waarmee je snel antwoordt op aanvragen. Het is mogelijk de sjablonen naar wens aan te passen. Alle e-mailcorrespondentie is in de Eigenarenservice terug te lezen op de detailpagina van de desbetreffende reserveringsaanvraag.
Handmatig toevoegen van Reserveringen
Reserveringen die niet rechtstreeks via het systeem van Bedandbreakfast.eu of Bedandbreakfast.nl binnenkomen, voeg je eenvoudig toe aan de kalender. Door externe reserveringen handmatig toe te voegen, houd je de kalender up-to-date. Denk hierbij aan reserveringen die binnenkomen via je eigen website, telefonisch of een gast die ter plaatse een volgende reservering maakt. Er zijn twee manieren om reserveringen handmatig toe te voegen.
Handmatig toevoegen via de Eigenarenservice
- Ga in de Eigenarenservice naar je inbox
- Klik op de roze button ‘Reservering toevoegen’
- Vul in het formulier de gast- en reserveringsgegevens in en klik op opslaan.
Handmatig toevoegen via de Kalender
- Ga naar de pagina ‘kalender’
- Klik op de datum van de reservering
- Je krijgt een overzicht met eventuele opties/reserveringen op die datum
- Klik op ‘Voeg reservering toe’
- Vul de gast- en reserveringsgegevens in en klik op opslaan
Tip
Als je handmatig een reservering toevoegt, vul dan altijd het e-mailadres van de gast in, zodat zij na hun bezoek aan jouw Bed and Breakfast automatisch een reviewverzoek ontvangen. Door gastgegevens in het systeem te verwerken verzamel je sneller reviews, wat weer resulteert in een hogere positie in de zoekresultaten.
Hulp nodig?
Heb je vragen over het behandelen van reserveringsaanvragen? Neem dan contact met ons op.
Lees ook:
Deel dit artikel:
Wat, als de eventuele gasten na overleg zelf besloten hebben iets anders te kiezen?
Nu staat er bij mij onbeantwoorde reserveringsaanvraag en laten jullie mij zakken in het systeem.
Maar ze hebben zelf laten weten aan mij om iets anders te kiezen.
Bedankt voor je reactie! Bij dit soort gevallen kun je het beste de status van de reservering aanpassen naar “geannuleerd”. Op die manier detecteert het systeem dat je de aanvraag hebt verwerkt en heeft het geen invloed op je positie in het zoekresultaat.