Répondez rapidement aux demandes
Les visiteurs qui envoient une demande attendent une réponse rapide pour savoir si la réservation est possible. Un délai trop long peut les amener à réserver ailleurs. Les hébergements qui répondent rapidement et efficacement, tout en utilisant correctement le système de réservation, sont souvent récompensés par de meilleurs avis et un meilleur classement dans les résultats de recherche.
Traiter les demandes de réservation
Ne manquez jamais un message et réagissez rapidement aux demandes de réservation. Dès qu’un visiteur a rempli le formulaire de demande, vous recevez un email de notre part avec pour sujet « Demande de réservation Mme Jansen, 26-10-2019 – 28-10-2019 ». Vous pouvez répondre directement à la demande via le compte d’utilisateur.
Répondez directement à votre e-mail
- Cliquez sur le bouton rose « Envoyer votre réaction » dans l’email.
- Vous entrez dans le compte d’utilisateur (connectez-vous si vous ne l’avez pas déjà fait).
- Vous visualisez la page d’informations de la demande de réservation avec les détails de la réservation et votre calendrier de disponibilité.
- Répondez directement à la demande en cliquant sur « Accepter » ou « Refuser ».
- Sélectionnez le statut approprié pour la demande de réservation. Dans la plupart des cas, il s’agit du statut “Option” associé avec le modèle de courriel “Disponibilité après demande de réservation”. Avez-vous déjà contacté le client et êtes-vous sûr que la réservation peut être confirmée ? Dans ce cas, choisissez le statut « Réservation » et envoyez au client une confirmation.
- Envoyez un message au client pour répondre à sa demande (vous pouvez utiliser un modèle d’e-mail pour vous aider).
- Cliquez sur le bouton rose pour Accepter ou Refuser et votre réponse sera immédiatement envoyée au client.
Vous devez répondre à toutes les demandes de réservation, même si vous êtes complet pendant la période demandée. Grâce au modèle « Disponibilité après demande de réservation », vous pouvez facilement demander à votre client s’il souhaite confirmer la réservation. Une fois que votre client a confirmé la réservation, vous pouvez lui envoyer le modèle « Confirmation ». La réservation est alors confirmée par les deux parties.
Modifier le statut d’une demande de réservation
La réservation n’est définitive qu’une fois que vous et le client l’avez tous deux confirmée. Il est important de changer le statut en « Réservation ». Le statut peut être modifié à tout moment, comme suit :
- Dans le menu, allez dans « Boîte de réception ».
- Cliquez sur la demande de réservation correspondante.
- Cliquez sur le bouton « Adapter ».
- Cochez le statut correct, par exemple « Réservation » (N’oubliez pas de sauvegarder vos modifications en cliquant sur “Envoyer” !)
- Vérifiez si la réservation a été ajoutée à votre calendrier en cliquant sur le bouton « Regardez l’ensemble du calendrier ».
Utiliser efficacement les modèles d’emails
Pour traiter les demandes de réservation, vous pouvez utiliser les modèles d’e-mails. Il s’agit d’e-mails standard qui vous permettent de répondre rapidement aux demandes. Vous pouvez personnaliser les modèles à votre guise. Toute la correspondance par e-mail est disponible dans votre compte propriétaire, sur la page détaillée de la demande de réservation concernée.
Ajouter manuellement des réservations
Les réservations qui ne sont pas effectuées directement via le système de Bedandbreakfast.eu peuvent être facilement ajoutées au calendrier. En ajoutant manuellement les réservations externes, vous gardez le calendrier à jour. Il s’agit par exemple des réservations effectuées via votre propre site web, par téléphone ou par un client qui effectue une nouvelle réservation sur place. Il existe deux façons d’ajouter manuellement des réservations.
Ajouter une réservation via le compte d’utilisateur
- Ouvrez votre Boîte de réception.
- Cliquez sur le bouton rose « Ajouter une réservation ».
- Remplissez le formulaire avec les détails de la réservation et cliquez sur “Envoyer”.
Ajouter une réservation via le calendrier
- Ouvrez le calendrier.
- Cliquez sur la date de la réservation dans Aperçu global.
- Vous obtenez un aperçu avec toutes les options ou réservations à cette date.
- Cliquez sur le bouton rose « Ajouter une réservation ».
- Remplissez les détails de la réservation et cliquez sur “Envoyer”.
Conseil important !
Lorsque vous ajoutez manuellement une réservation, veillez à toujours indiquer l’adresse e-mail du client afin qu’il reçoive automatiquement une demande d’avis après son séjour dans votre Bed and Breakfast. En enregistrant les données des clients dans le système, vous collecterez plus rapidement des avis, ce qui vous permettra d’améliorer votre position dans les résultats de recherche.
Besoin d’aide ?
Des questions sur le traitement des demandes de réservation ? N’hésitez-pas à nous contacter.
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