Répondre directement aux demandes
Les visiteurs qui souhaitent faire une réservation attendent souvent une réponse immédiate pour savoir si leur demande réservation est acceptée. N’attendez donc pas trop longtemps pour leur répondre ; cela pourrait leur laisser une mauvaise impression, et vos visiteurs pourraient rechercher un autre hébergement. Les chambres d’hôtes qui réagissent rapidement et qui font bon usage du système de réservation sont généralement récompensées par de bons avis clients et une meilleure position dans les résultats de recherche.
Traiter les demandes de réservation
Ne manquez jamais un message et réagissez rapidement aux demandes de réservation. Dès qu’un visiteur a rempli le formulaire de demande, vous recevez un email de notre part avec pour sujet « Demande de réservation Mme Jansen, 26-10-2019 – 28-10-2019 ». Vous pouvez ensuite répondre directement via le compte d’utilisateur.
Répondre directement aux messages
- Cliquez sur le bouton rose « Répondre » dans l’email.
- Vous entrez dans le compte d’utilisateur (connectez-vous si vous ne l’avez pas déjà fait).
- Vous visualisez la page d’informations de la demande de réservation avec les détails de la réservation et votre calendrier de disponibilité.
- Répondez directement à la demande en cliquant sur « Accepter » ou « Refuser ».
- Sélectionnez le statut correct pour la demande de réservation. Dans la plupart des cas, il s’agit du statut “Option” en combinaison avec le modèle de courriel “Disponible après demande de réservation”. Si vous avez déjà eu un contact direct avec l’invité et vous êtes sûr que la réservation peut se faire: choisissez alors le statut “Réservation” et envoyez une confirmation à l’invité.
- Envoyez un message au client en répondant à sa demande (vous pouvez utiliser un modèle de message tout prêt pour vous y aider).
- Cliquez sur le bouton rose pour Accepter ou Refuser et votre réponse sera immédiatement envoyée au client.
Répondez à toutes les demandes de réservation par Accepter ou Refuser, même quand vous êtes complet pendant la période demandée. Avec le modèle “Disponibilité après demande de réservation”, vous demandez simplement au client s’il souhaite finaliser sa demande. Si l’invité confirme votre offre, vous pouvez lui renvoyer le modèle de courriel “Confirmation”. La réservation est alors confirmée par les deux parties.
Modifier le statut d’une demande de réservation
La réservation est définitive et vous avez confirmé la demande. Il est important que vous changiez le statut de « Demande de réservation » en « Réservation ». L’état de la demande de réservation peut être modifié à tout moment, comme suit :
- Allez dans « Mes réservations » dans le menu et choisissez « Boîte de réception ».
- Cliquez sur la demande de réservation correspondante.
- Cliquez sur le bouton « Modifier ».
- Cochez le statut correct, par exemple « Réservation » (N’oubliez pas de sauvegarder vos modifications !)
- Vérifiez si la réservation a été ajoutée à votre calendrier en cliquant sur le bouton « Afficher le calendrier ».
Utiliser efficacement les modèles d’emails
Lorsque vous répondez aux demandes de réservation, vous pouvez utiliser un modèle pour vous y aider. Ce sont des e-mails standards qui vous permettent de répondre plus rapidement aux demandes. Il est possible d’y ajouter votre logo ou de personnaliser les modèles comme vous le souhaitez. Vous pouvez consulter toute votre correspondance sur la page d’informations de la demande de réservation dans le compte d’utilisateur.
Ajouter manuellement des réservations
Les réservations qui ne sont pas effectuées via le système de Bedandbreakfast.eu sont facilement ajoutées au calendrier. En ajoutant des réservations externes manuellement, vous maintenez votre calendrier à jour. Pensez aux réservations par téléphone, à partir de votre propre site ou d’autres plates-formes. Il existe deux manières d’ajouter des réservations manuellement.
Ajouter une réservation via le compte d’utilisateur
- Ouvrez votre Boîte de réception.
- Cliquez sur le bouton rose « Ajouter une réservation ».
- Remplissez le formulaire avec les détails de la réservation et cliquez sur Enregistrer.
Ajouter une réservation via le calendrier
- Ouvrez le calendrier.
- Cliquez sur la date de la réservation.
- Vous obtenez un aperçu avec toutes les options ou réservations à cette date.
- Cliquez sur « Ajouter une réservation ».
- Remplissez les détails de la réservation et cliquez sur Enregistrer.
ASTUCE
Si vous ajoutez une réservation manuellement, saisissez l’adresse email du client afin qu’il reçoive automatiquement un message pour vous laisser un avis client après avoir séjourné dans votre chambre d’hôtes. Vous collecterez ainsi plus d’avis clients, ce qui est bénéfique pour votre positionnement dans les résultats de recherche.
Besoin d’aide?
Des questions sur le traitement des demandes de réservation ? N’hésitez-pas à nous contacter.
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